January 21, 2003

研討會工作經驗談

參加過兩打以上的研討會,做過觀眾、撰稿兼報告人,然後擔任幕後的工作人員,甚至主要工作人員,似乎應該來寫篇我對研討會的工作經驗談。尤其看到有人在沒有經驗、沒有場地、沒有經費,又沒有確定的人員幫忙下,就要來辦P3P研討會,顯得十分辛苦。所以我盡可能地提供一些經驗談,希望有點幫助。

一般參加研討會的人,往往覺得不過是參加一個會嘛,不覺得有什麼。但是,每次我參加讓我覺得不錯的會,聽到主持人在會議的最後感謝工作人員時,我也會誠心地感謝她們。只有擔任過幕後的工作人員,才會知道這些人有多辛苦。

在擔任三場,接下來還有第四場研討會的主要工作者後,有些事似乎容易多了,只要照著上次類似的模式進行即可。但是,不是所有事情都可以照別人或上次的模式進行,其中的分寸,必須自行拿捏。因為其中變數太多,即使參加的人大同小異。

作為幕後的工作者,心態該比擬成一般企業的客服人員。一般人至少碰過信用卡業務或手機系統業者的客服人員。怎樣的客服人員是好的,怎樣不好,至少各自心裡有點譜,所以要盡力扮演那個好的客服人員角色。之所以要有擔任客服人員角色的心理,不外乎把事情順利做好,讓賓主盡歡。不必擺低姿態,至少要讓人覺得有禮貌、體貼和細心,那就成功85%了。對一些偶爾來擔任這個短暫的角色的人來說,我會認為這是一個很好的機會,讓人暫時轉移身份,知道不同角色的艱難。在成全他人的同時,試著找到尊重他人也尊重自己的平衡。也因為擔任過不同的角色,往後不至於對不同角色的人態度惡劣,會試著體貼他人。

因為主要幕後策劃者,通常有點像幕僚的角色,很多細節的部分常常要注意。每次會前,光是想細節的事,就足以佔去我全部的精神,不管刷牙洗臉、更衣、騎車、吃飯、洗衣服等做私人事情時,腦子還不斷運轉著,沙盤演練每一個步驟,深怕有所遺漏。如果有比較多人幫助,可以群策群力,提醒不足的地方,那會有很大的幫助。所以看到有人獲得的援助不多,感到十分同情。

另外,如果有夠有份量的老闆或會議召集人,將會有很大的幫助。所謂的「份量」是指她在研討會預設族群中的心理份量,好歹其他人夠尊敬他。這些人通常不會做太多的事,但是在工作人員聯絡講者和參加者時,可以因此獲得一些方便。讓幕後的人不至因為工作人員的身份,就遭到輕視或阻力,因為這些人多少會因此賣點帳,不看僧面,也會看佛面。

由於每次論文一定是拖到最後一刻,stand by的時間很長,在此之前,必須先處理完其他事。好比議程一定要在至少兩週前發出,要讓所有人知道確定的時間和地點,如果有地圖,一併附上。便當點心要在至少一週前訂好,跟商家敲好份量。點心的數量可以大概先訂好。便當比較難敲,如果預計有45人要來,那先訂35個就好,剩下當日追加;不要訂多再取消,這樣會引來怨言,而且在週末假日可能遭到拒絕,因為商家會賣不出去。點心和便當都得交代商家注意新鮮度,切記別讓與會者拉肚子。名牌在會前三五天做好,預備一些現場報名用。要準備大型信封袋和Memo紙供與會人士取用,如果可能,一份資料放置一隻筆也很好。會場外要有指標,導引與會人士到達會場,停車事宜一併安排。咖啡、茶水等,前一天就要準備好。會場若用響鈴,要先演練。工作人員要有輪班表,才知道確實的工作內容,最好至少多一個人在場內外應付突發事宜。另外,會場的訂花和布置,就是看各會的狀況。如果有外籍人士,要派車接送,事前要聯絡好時間和地點。住宿也要至少事前一週敲定、訂好。經費方面,更是看各會狀況;如果可以有暫支款,要先列好支出表,然後申請暫支,像餐點通常都要付現。主講人的費用更是要事前用信封包好,主講完畢要馬上請她簽收,以免找不到人。

工作人員的服裝,至少要整齊端莊,涼鞋、拖鞋是禁忌。雖然很多人平日很隨便,參加研討會都是很慎重,會穿正式服裝參加的。所以工作人員也不能隨便,畢竟服裝也是一個給人第一印象的依據。呂秀蓮曾批評過,很多男士穿西裝參加會議,冷氣因此開得超強,讓在場沒穿厚外套的女性冷個半死。根據我的經驗,這是個一針見血的批評,因為有些男性夏天會穿冬天的西裝出門,到了會場,也不知道把外套脫掉,就會嫌熱,要求把冷氣開強一點。。。

其實我聽過最有力的批評,是來自王雅各這位男性老師。他說,每次研討會都理所當然地要求女生擔任倒茶水、迎接的角色,好像小傭人一樣,不懂為何男生不擔任這個角色。這的確是國內研討會的性別刻板印象,因此之後我盡可能試著調整這種狀況,讓男生也擔任上述角色,其實他們也可以做得很好。不必讓男性都被當作理所當然地不細心、不體貼,因為每個人都有陰陽兩種特質,只要有機會,都可以表現出來。

以上都滿瑣碎的,其實還不是全部的工作,只是盡我所能把想到的寫下,僅供參考。

由 debby 發表於 January 21, 2003 12:00 PM | 引用
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之前曾在敦南誠品看到一本關於如何舉辦 seminar/conference 的書籍,出版者為英國某專業 seminar 諮詢協會,內容極為詳盡,舉凡所有前置作業到議後之感謝問題,皆有著墨。單本厚厚上千頁,可惜我忘記書目為何。再查了一下,只看到一本有關的:

How to Develop and Promote Successful Seminars and Workshops: The Definitive Guide to Creating and Marketing Seminars, Workshops, Classes, and Conferences

這種書如果自己曾經辦過研討會,看起來會非常有參考價值。

Schee 發表於 January 21, 2003 12:32 PM
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