Debby：California diaspora

研討會工作經驗談

參加過兩打以上的研討會，做過觀眾、撰稿兼報告人，然後擔任幕後的工作人員，甚至主要工作人員，似乎應該來寫篇我對研討會的工作經驗談。尤其看到有人在沒有經驗、沒有場地、沒有經費，又沒有確定的人員幫忙下，就要來辦P3P研討會，顯得十分辛苦。所以我盡可能地提供一些經驗談，希望有點幫助。

一般參加研討會的人，往往覺得不過是參加一個會嘛，不覺得有什麼。但是，每次我參加讓我覺得不錯的會，聽到主持人在會議的最後感謝工作人員時，我也會誠心地感謝她們。只有擔任過幕後的工作人員，才會知道這些人有多辛苦。

在擔任三場，接下來還有第四場研討會的主要工作者後，有些事似乎容易多了，只要照著上次類似的模式進行即可。但是，不是所有事情都可以照別人或上次的模式進行，其中的分寸，必須自行拿捏。因為其中變數太多，即使參加的人大同小異。

作為幕後的工作者，心態該比擬成一般企業的客服人員。一般人至少碰過信用卡業務或手機系統業者的客服人員。怎樣的客服人員是好的，怎樣不好，至少各自心裡有點譜，所以要盡力扮演那個好的客服人員角色。之所以要有擔任客服人員角色的心理，不外乎把事情順利做好，讓賓主盡歡。不必擺低姿態，至少要讓人覺得有禮貌、體貼和細心，那就成功85%了。對一些偶爾來擔任這個短暫的角色的人來說，我會認為這是一個很好的機會，讓人暫時轉移身份，知道不同角色的艱難。在成全他人的同時，試著找到尊重他人也尊重自己的平衡。也因為擔任過不同的角色，往後不至於對不同角色的人態度惡劣，會試著體貼他人。

因為主要幕後策劃者，通常有點像幕僚的角色，很多細節的部分常常要注意。每次會前，光是想細節的事，就足以佔去我全部的精神，不管刷牙洗臉、更衣、騎車、吃飯、洗衣服等做私人事情時，腦子還不斷運轉著，沙盤演練每一個步驟，深怕有所遺漏。如果有比較多人幫助，可以群策群力，提醒不足的地方，那會有很大的幫助。所以看到有人獲得的援助不多，感到十分同情。

另外，如果有夠有份量的老闆或會議召集人，將會有很大的幫助。所謂的「份量」是指她在研討會預設族群中的心理份量，好歹其他人夠尊敬他。這些人通常不會做太多的事，但是在工作人員聯絡講者和參加者時，可以因此獲得一些方便。讓幕後的人不至因為工作人員的身份，就遭到輕視或阻力，因為這些人多少會因此賣點帳，不看僧面，也會看佛面。

由於每次論文一定是拖到最後一刻，stand by的時間很長，在此之前，必須先處理完其他事。好比議程一定要在至少兩週前發出，要讓所有人知道確定的時間和地點，如果有地圖，一併附上。便當點心要在至少一週前訂好，跟商家敲好份量。點心的數量可以大概先訂好。便當比較難敲，如果預計有45人要來，那先訂35個就好，剩下當日追加；不要訂多再取消，這樣會引來怨言，而且在週末假日可能遭到拒絕，因為商家會賣不出去。點心和便當都得交代商家注意新鮮度，切記別讓與會者拉肚子。名牌在會前三五天做好，預備一些現場報名用。要準備大型信封袋和Memo紙供與會人士取用，如果可能，一份資料放置一隻筆也很好。會場外要有指標，導引與會人士到達會場，停車事宜一併安排。咖啡、茶水等，前一天就要準備好。會場若用響鈴，要先演練。工作人員要有輪班表，才知道確實的工作內容，最好至少多一個人在場內外應付突發事宜。另外，會場的訂花和布置，就是看各會的狀況。如果有外籍人士，要派車接送，事前要聯絡好時間和地點。住宿也要至少事前一週敲定、訂好。經費方面，更是看各會狀況；如果可以有暫支款，要先列好支出表，然後申請暫支，像餐點通常都要付現。主講人的費用更是要事前用信封包好，主講完畢要馬上請她簽收，以免找不到人。

工作人員的服裝，至少要整齊端莊，涼鞋、拖鞋是禁忌。雖然很多人平日很隨便，參加研討會都是很慎重，會穿正式服裝參加的。所以工作人員也不能隨便，畢竟服裝也是一個給人第一印象的依據。呂秀蓮曾批評過，很多男士穿西裝參加會議，冷氣因此開得超強，讓在場沒穿厚外套的女性冷個半死。根據我的經驗，這是個一針見血的批評，因為有些男性夏天會穿冬天的西裝出門，到了會場，也不知道把外套脫掉，就會嫌熱，要求把冷氣開強一點。。。

其實我聽過最有力的批評，是來自王雅各這位男性老師。他說，每次研討會都理所當然地要求女生擔任倒茶水、迎接的角色，好像小傭人一樣，不懂為何男生不擔任這個角色。這的確是國內研討會的性別刻板印象，因此之後我盡可能試著調整這種狀況，讓男生也擔任上述角色，其實他們也可以做得很好。不必讓男性都被當作理所當然地不細心、不體貼，因為每個人都有陰陽兩種特質，只要有機會，都可以表現出來。

以上都滿瑣碎的，其實還不是全部的工作，只是盡我所能把想到的寫下，僅供參考。